Gestor de expedientes

El estándar BPMN no es nuevo, ni siquiera es reciente, ya que su especificación 2.0, que es la última, fecha del año 2011 y su última revisión es del 2014. Pero sí es la opción más estable y funcional para crear un motor que gestione procedimientos administrativos complejos.

La innovación en este punto es la creación de un super-conjunto de tareas simplificadas que cumplen con el estándar y permiten programar todas las acciones administrativas de forma simple y directamente desde el navegador, sin tan siquiera salir de la app del gestor de expedientes.

Además, se ha integrado un lenguaje de programación simplificado para dotar de inteligencia al flujo, de forma que se puedan controlar las distintas ramas de ejecución en función de valores dinámicos, haciendo posible el diseño de cualquier tipo de flujo, por complejo que sea.

Hemos unificado toda la gestión del ciclo de vida y auditoría de un expediente en un solo lugar. Desde aquí podrás controlar el estado actual del expediente, los datos generales, los documentos, registros, expedientes y terceros asociados así como ubicarlo mediante la herramienta integrada de mapas propios.

También podrás agregar interrupciones para el expediente y gestionar las tareas pendientes asignadas a tu usuario. En el caso de tener los permisos necesarios también podrás ejecutar operaciones sensibles como la de forzar el cierre de un expediente y consultar el histórico de actuaciones.

La plataforma dispone de un editor avanzado de documentos, compatible con todos los formatos habituales de ofimática. La herramienta permite abrir las plantillas y documentos de forma integrada en la aplicación para editarlos o visualizarlos, en función del nivel de permisos del usuario.

Sabemos que las plantillas pueden llegar a ser muy complejas, pero lo hemos previsto. En el editor se pueden utilitzar formularios dinámicos, listas predefinidas, conjuntos de datos y gráficos. A parte, se dispone de un motor de plantillas que permite evaluar variables para componer documentos dinámicos en base a resultados, bien del formulario de ejecución o bien de valores de un dataset.

Intentamos buscar alternativas para integrar lo mejor posible un diseñador drag&drop de formularios, que fuese fácil de usar e intuitivo, a la vez que potente. Pero no encontramos nada adecuado, así que, diseñamos el nuestro.

Con el editor de formularios integrado en las aplicaciones, puedes diseñar, incorporar listas predefinidas, previsualizar, testear y publicar formularios en la plataforma. Una vez publicados, estos formularios estarán listos para ser usados en los trámites de la sede electrónica, la generación de informes, o en las tareas del motor de BPMN, entre otra opciones.

Un elemento indispensable y en el que a veces no se piensa hasta que se necesita, los listados. En casi cualquier lugar en el que miremos, hay listados: en los formularios, en las plantillas, en la definición de tareas de BPMN, etc. Y, sin embargo son los grandes olvidados.

En la plataforma Tramita los listados son esenciales y de primer nivel, se pueden crear fácilmente a través de su editor y son traducibles a todas las lenguas co-oficiales de España. Una vez creados se pueden enlazar con distintos recursos de forma que si es necesaria una actualización en la lista, esto se propaga a todos los recursos que la utilicen.

La plataforma ofrece una funcionalidad robusta para gestionar cuadros de clasificación, permitiendo cargar cuadros de clasificación estándar como, por ejemplo, el de la Generalitat de Catalunya. Esta opción facilita la adopción de marcos de gestión documental ya establecidos, asegurando el cumplimiento de la normativa y facilitando la organización y acceso a la información de manera eficiente.

Además, también se puede crear y administrar cuadros de clasificación propios y personalizados. Esta flexibilidad permite adaptar la gestión documental a las necesidades específicas de cada entidad, y todo ello de forma sencilla gracias al editor drag&drop interactivo e integrado en la misma aplicación.

Un punto clave en cualquier plataforma para la administración que se precie es el tener un sistema ágil para generar informes. En la plataforma Tramita hemos unido las plantillas con las listas, los formularios, los datasets, los gráficos, la posibilidad de generar códigos de barras y QR y muchas otras cosas más para crear un potente motor de informes al que no se le escapa nada.

Los informes se pueden generar desde la sección dedicada a ello, siempre y cuando se tengan los permisos necesarios, y también de forma automatizada en el contexto de un flujo de BPMN.

Para nosotros el registro no es un módulo o aplicación independiente, es un requisito básico para que toda la plataforma tenga sentido. Desde los trámites que se realizan en la sede hasta la generación de algun tipo de documentos tienen su reflejo en el registro. Todo queda legalmente registrado, y también auditado, pero ese es otro tema.

La plataforma permite la gestión de registro general de entrada y salida tal y como se establece en la norma y, además, permite la asociación de documentos, terceros de la base de datos centralizada y expedientes.